Rafael Antonio Salamanca con establecimiento de comercio Depósito de Drogas Boyacá, en calidad de Responsable del Tratamiento de datos, define lineamientos para garantizar el ejercicio del habeas data, en concordancia con lo establecido en la Ley 1581 de octubre 17 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos y reglamentada parcialmente en el decreto 1377 de 2013.
A través de este documento se establecen los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los Titulares tratados por Depósito de Drogas Boyacá.
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos que reposan en medios tecnológicos y en medios de conservación física de Depósito de Drogas Boyacá, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales de los Titulares, siendo estos los clientes, proveedores de productos y servicios, recurso humano de la empresa, auditores externos y visitantes.
Depósito de Drogas Boyacá, como Responsable del Tratamiento de datos personales, es una empresa comercializadora y distribuidora de medicamentos y dispositivos médicos, identificada con NIT. 17068260-3 ubicada en la Transversal 93 # 51-98 Parque Empresarial Puerta del Sol (Bodega 18) de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Con página WEB www.ddb.com.co. Teléfono (+57)3125237420.
Depósito de Drogas Boyacá recopila información y datos personales de los clientes, proveedores de productos y servicios, recurso humano de la empresa y auditores externos con la finalidad de establecer una relación contractual de confianza, disponibilidad y respaldo para llevar a cabo la misión, visión, así como los objetivos organizacionales de la empresa. La trazabilidad de esta relación exigirá la debida custodia de los datos personales como de los demás documentos hasta que los trámites y las decisiones determinen que ha finalizado la relación o por el tiempo que la normatividad vigente lo exija.
Los datos personales y la información de los clientes, proveedores de productos y servicios, y auditores externos se conservará bajo criterios de seguridad, control, acceso, disponibilidad, custodia y responsabilidad del personal que la requiere dentro de la empresa para dar cumplimiento a los trámites como del personal que la organiza y la custodia por el tiempo que reglamentariamente se haya establecido en Depósito de Drogas Boyacá. Su conservación se hará en los medios electrónicos existentes y debidamente adquiridos y autorizados como lo son el Sistema de planificación de recursos empresariales ERP LIBRA, medios digitales (PDF, TIF, JPEG, OFFICCE, DRIVE de correos electrónicos corporativos, servidores, entre otros, según la información contenida), y físicamente en las áreas de archivo existentes para tal fin.
Los datos personales y la información del recurso humano de la empresa se usan con la finalidad de establecer una relación contractual, tramitar los derechos contractuales laborales
que le corresponden ante las entidades correspondientes y tramitar los demás servicios o necesidades requeridas y autorizadas en el momento en que la persona ingresa a la empresa y posteriormente cuando los trámites lo exijan y ejercer de manera mutua, clara y transparente las responsabilidades adquiridas. Las bases de datos del recurso humano son de carácter confidencial y de conocimiento sólo para las áreas que realizan los trámites mencionados o tienen la responsabilidad de su custodia.
En el área de Recepción de cuenta con un recurso tecnológico que se usa para el registro de datos biométricos del personal que labora en la empresa. Su finalidad es llevar el control de los horarios de ingreso, permanencia y salida del personal durante la jornada laboral. Su uso es estrictamente utilizado para este fin y su conservación en la memoria del equipo es temporal.
Para el caso de los visitantes, se tomará registro de los datos básicos tales como: nombres y apellidos, número de identificación, teléfono (Celular y Fijo), EPS/ARL y el motivo de la visita, con la única finalidad de garantizar la debida atención durante su estadía en las instalaciones de la empresa. Depósito de Drogas Boyacá no realizará ningún tratamiento diferente al almacenamiento de los datos personales solicitados en el equipo de cómputo del área de Recepción; en caso de requerir algún tratamiento Depósito de Drogas Boyacá solicitará la previa autorización del Titular informando la finalidad de la misma.
La empresa cuenta con un circuito cerrado de televisión (CCTV) el cual constituye un elemento de seguridad para la misma, entendiendo que allí se conservan datos sensibles delos clientes, proveedores de productos y servicios, recurso humano de la empresa y auditores externos. Su finalidad es propender por el bienestar de las personas que se encuentran en el lugar y garantizar el debido cumplimiento de los procesos ante los clientes, proveedores, entes certificadores y reguladores. Se conservará un aviso cerca de las cámaras para que de manera visual toda persona pueda conocer el propósito de las mismas.
La información contenida en el sistema de vigilancia es de carácter sensible, por lo tanto, el área de Sistemas se encarga de garantizar que las actividades asociadas a este servicio como a los demás recursos tecnológicos donde se almacenan los datos personales y demás información de la empresa, cumplan con los principios rectores establecidos en la Ley 1581 de 2012, por tal razón, los encargados (proveedores del servicio de almacenamiento, mantenimiento y reparación) se encuentran debidamente contratados, con compromisos de responsabilidad por el riesgo al que se expone la información por el acceso a los datos personales y demás de la empresa. La empresa no puede entregar esta información a personas o empresas particulares, solo se puede acceder a ella a través de una orden judicial y solo si la información se encuentra dentro de los tiempos de conservación establecidos.
Depósito de Drogas Boyacá establecerá Avisos de privacidad para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a la política de tratamiento de datos personales y el objetivo de su recolección y uso. En este Aviso de privacidad se relaciona el
nombre de la empresa, la finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos, los derechos que tiene el titular de la información, mecanismos que el responsable de los datos del titular usará para que conozca la política y darle la opción de elegir si permite o no la recolección de los datos, dando a conocer sus derechos.
El Titular o propietario de los datos personales tiene el derecho a:
– Acceder gratuitamente a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
– Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
– Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y los niños adolescentes.
Para nosotros es importante la trazabilidad de su inconformidad y la atención de la misma, por ello solicitamos que se realice de manera escrita para atenderla dentro de los tiempos legales establecidos para la atención de un derecho de petición.
Usted podrá comunicarse con nosotros para resolver las inquietudes relacionadas con el tratamiento de sus datos escribiendo al correo electrónico info@ddb.com.co y su caso será direccionado dentro de la empresa a través del mismo para atenderlo. También puede radicar su requerimiento de manera presencial en la Recepción, en las instalaciones de la empresa.
Depósito de Drogas Boyacá no realizará publicación de datos personales a través de la página WEB u otros medios de carácter público o privado, y legal, sin el consentimiento firmado de los propietarios de la información.
Depósito de Drogas Boyacá , en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 como “Responsable de Tratamiento de Datos” registra, dentro de los periodos de tiempos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, la información solicitada en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 para ser actualizada en el Registro Nacional de Base de Datos.
ANEXO-GIN-087 Version 2